Disinteressato

OHIO (Only Handle It Once)

Dopo le vacanze natalizie, il primo giorno di lavoro del 2022 l’ho fatto in smart working.

Erano dieci giorni che non accendevo il portatile aziendale e mi sono ritrovato nella Posta in arrivo un tot di e-mail da leggere più un’altra marea di e-mail già lette e magari già processate che però avevo l’abitudine di tenere lì, perché solo per alcune avevo previsto delle cartelle personalizzate in cui spostarle.

Il risultato è stato che ci ho messo un attimo a ritrovare il bandolo della matassa, a ricordarmi dove ero rimasto e quale era l’ordine delle priorità da affrontare.

Un disastro.

Dovevo necessariamente trovare una metodologia organizzativa differente che facesse meno affidamento alla mia memoria nel distinguere ciò che era stato portato a termine da ciò che era ancora da completare. Rassegnato, ho iniziato a pensare a cosa avrei potuto fare, ma poi, come sempre, ho trovato la risposta nel web.

Il concetto di base è di iniziare a lavorare dall’inizio alla fine ad uno specifico argomento, in modo da non doverci ritornare in futuro per completarlo. Una cosa del tipo “non lasciare le cose a metà”, soprattutto se occorrerebbero solo 10 secondi per portarle a termine.

Applicando questo concetto alle e-mail in arrivo, le attività possono essere queste:

Dopo aver compiuto la più appropriata tra queste attività, l’e-mail dovrà essere archiviata oppure cancellata: in questo modo nella Posta in arrivo ci saranno solo le attività ancora da svolgere e, per esperienza, a fine giornata non ci saranno più di una ventina di e-mail tra le quali doversi districare.

Visto che comunque è impossibile non dover mai rileggere un’e-mail, ho organizzato anche l’Archivio con alcune sottocartelle in base al mittente o all’argomento, alla quali posso accedere rapidamente in caso di necessità. Partendo dalla situazione che ho descritto inizialmente è stato un lavoro abbastanza lungo (circa 10.000 e-mail), ma alla fine necessario per raggiungere un certo livello di organizzazione ed omogeneità.

Altra cosa che ho imparato è di impostare dei promemoria con delle scadenze ben precise per le attività che risultano ancora da completare.

I risultati che ho ottenuto in questi sei mesi sono questi: